Seguimiento de costes

Seguimiento de costes

Adicionalmente a la comprobación de la ejecución de la formación a través de la
entrevista de los participantes, el seguimiento Ex Post Inmediato contempla ¡a
posibilidad de realizar un contro! de los costes áe la formación por los que la
empresa se ha bonificado.
Este contraste documental será complementario det control de costes que se
realiza en las actuaciones de seguimiento ex post.
A los efectos de su justificación, los costes derivados de las acciones formativas de
las empresas y de los permisos individuales de formación que hayan sido objeto de
bonificación deberán quedar expresamente identificados como tales en la
contabilidad de la empresa.
La empresa deberá mantener a disposición de los órganos de control durante el
periodo establecido en la ¡egislación nacional y comunitaria la documentación
justificativa (facturas, Justificación contable y cualquier otro documento válido a ese
efecto) de !a realización de la formación.
Los costes de la formación se determinarán para cada grupo o acción formativa
con independencia del número de grupos para los que se imparta !a acción
formativa. Si para ei!o fuese necesario prorratear alguno de los gastos realizados
entre varios grupos de la misma acción formativa, el citado prorrateo se efectuará
atendiendo a fas horas de formación de cada uno de ellos. El número de horas de
formación se obtiene de multiplicar el número de horas de duración de la acción por
el número de participantes en el grupo formatívo.
La Ley 30/2015 modifica la distribución de los costes, que se desglosan de la
siguiente forma:
a) Costes directos o de impartición. Se entienden incluidos en los mismos:
– La retribución de los formadores, internos y externos.
– Los gastos de amortización de equipos didácticos y plataformas
tecnológicas, así como ei alquiler o arrendamiento financiero de los mismos.
– Los gastos de medios didácticos y/o adquisición de materiales didácticos, asi
como los gastos en bienes consumibles.
– En el caso de la «teteformación», los costes imputables a ios medios de
comunicación utilizados entre formadores y participantes.
” Los gastos de alquiler, arrendamiento financiero o amortización de las aulas,
talleres y demás superficies utilizadas en el desarrollo de la formación.
– El seguro de accidente de los participantes.
– Los gastos de transporte, manutención y alojamiento para los participantes y
formadores.
b) Costes indirectos, no podrán superar el 10 por ciento del coste total de ¡a
actividad formativa realizada y justificada.

Seguimiento de costes

Se incluyen los costes de iuz, agua, calefacción, mensajería, correo, limpieza,
vigilancia y oíros costes asociados a la gestión de la actividad formaíiva de ¡a
entidad beneficiaria.
c) Costes de organización. En e! caso de que la actividad se encomiende a
una entidad externa, estos costes no podrán superar el 10 por ciento del coste
de la actividad formativa, si bien podrán alcanzar hasta un máximo del 15 por
ciento en caso de acciones formaíivas dirigidas a trabajadores de empresas
que cuenten con entre 6 y 9 trabajadores en plantiiia, asi como hasta un
máximo del 20 por ciento en caso de empresas con hasta 5 trabajadores en
plantilla,
Se incluyen ios costes de organización, personal, instalaciones y equipos de
apoyo para el desarrollo de la formación de la entidad encomendada.
Se encuentra pendiente de establecer regiamentariamente las
¡ncompaíibiljdades entre conceptos financiables como costes indirectos y
costes de organización de la formación,
d) Costes de personal. Se considerarán incluidos en !a cofinanciaoón privada
los costes salariales de los trabajadores que reciben formación durante la
jornada laboral. A estos efectos, sólo podrán tenerse en cuenta las horas de
dicha jornada en las que realmente los trabajadores participan en la
formación.
Estos costes de personal no serán objeto de bonificación, pero se computarán
a los efectos de la coflnanciadón privada exigible en el artículo 9 de ta Ley
30/2015.
El coste total de una acción formativa o de un grupo de formación estará
constituido por la suma de todos tos costes señalados en el apartado anterior,
con los porcentajes y límites establecidos.
Cuando se trate de empresas que se agrupen voluntariamente y concierten la
organización y gestión de su programa de formación con una entidad externa,
en Ía factura correspondiente a cada empresa agrupada deberán figurar
desglosados los costes directos o de impartición, indirectos si ios hubiera y los
costes de organización cuando la facturación no se realice por separado.
Control de costes:
Los empresarios o profesionales están obligados a expedir y entregar factura
por las operaciones que realicen de su actividad profesional.
Están obEigados a conservar ¡as facturas recibidas por ¡as operaciones de las
que sean destinatarios y que se efectúen en desarrollo de su actividad
Así, durante las actuaciones de seguimiento Ex Post Inmediato (EPI) dirigido
a las empresas participantes» que han realizado ¡a formación gestionada por
una entidad externa, podrá requerirse copia de la factura de la formación
realizada, emitida por e! proveedor de formación.

Seguimiento de costes

Siempre que sea posible se realizarán estas comprobaciones tras la
comunicación de fa finalización de los grupos, con el fin de que si se detectan
malas prácticas por parte de las Entidades Organizadoras como excesos en
los costes de facturación, las empresas tengan un margen de actuación ante
ellas, no pagando ese exceso facturado o pagando las que estime oportunas.
Se comprobarán los siguientes aspectos;
1. La existencia de factura.
En el caso de que se compruebe la inexistencia de la factura (indican que no
existe o no la aportan) se procederá a incidentar por esta causa, anulándose
los costes imputados por e! curso.
2. Que la factura cumpla ¡os requisitos de contenido que se detallan en el
artículo 6 del reglamento que regula las obligaciones de facturación
aprobado por Real Decreto 1619/2012. de 30 de noviembre.
Se comprobará que la factura incluye tos siguientes requisitos formales:
No factura
– Fecha de expedición
– Identificación del emisor y del receptor, NIF y Domiciiío
Descripción de las Operaciones
– Tipo Impositivo (no será admisible la imputación de IVA como coste
formativo, excepto para ¡as entidades exentas o no sujetas al
impuesto)
– Fecha de realización de las operaciones
SE ¡a factura no cumple con los requisitos anteriores, se informará de este
hecho a la empresa afectada para que solicite al proveedor una factura
rectificativa que subsane los defectos.
En e! caso de no obtenerse la factura que cumpla los requisitos formales,
no se admitirán tos costes imputados.
3. Las instrucciones de Justificación de Costes, señalan que el contenido de
la factura incluirá detalle suficiente para identificar la actividad formativa
bonificada. Así se comprobará que se identifica:
Denominación de la Acción Formativa
No de Acción Formatíva y Grupo
Descripción del Servicio Prestado
Fechas de Inicio y Finalización de cada grupo bonificado
No de horas de la acción formativa facturada
Podrá identificarse también el número de Participantes por Grupo aunque
su ausencia no implica necesariamente un incumplimiento.

La factura podrá incluir, si corresponde, detalle de los costes de ¡os
medios y materiales didácticos utiilzados, los costes de la Plataforma
Virtual, y en su caso, los alquileres, seguros, transporte y manutención.
Durante ¡as actuaciones de seguimiento no será necesario comprobar sí
!as entidades cumplen con los porcentajes exigidos en el caso de existir
costes indirectos y/o de organización, la propia aplicación informática de
gestión en donde se graban los costes ajusta, en su caso, el exceso de
costes imputado.
Si ta factura no contiene los requisitos anteriores, se informará de este
hecho a ia empresa afectada para que solicite al proveedor una factura
rectificativa que subsane los defectos, siendo suficiente también, un
anexo a ia factura que incluya ios requisitos exigidos.
En el caso de que no se subsanen los defectos de forma, no se admitirán
los costes imputados.
Desviaciones en el informe de Actuaciones
El informe de actuaciones de seguimiento Ex Post Inmediato incluye los
apartados necesarios para marcar ¡as desviaciones señaladas que afectarán
a los participantes y/o empresas objeto de seguimiento, así:
• Inexistencia de factura y/o imputación de costes
• Defectos formales y/o contenidos imputados no financiabies en las facturas
• incremento injustificado del coste de ios servicios de formación
• irregularidades en la imputación de IVA
No será admisible la imputación de IVA como coste formatívo, excepto para
¡as entidades exentas o no sujetas al impuesto.
La aplicación informática de gestión facilita et importe bonificado por la
empresa con el fin de que se puedan proponer, en su caso, los ajustes que

procedan-
Hay que señalar que en el caso de detectarse alguna de estas

desviaciones, al igual que ocurre con cualquier otra, no sólo bastará con
señalarla, sino que habrá que fundamentarla en relación con la
normativa aplicable.
En el momento de solicitar !a justificación de costes de la formación habrá que
tener en cuenta el tamaño de la empresa, no será ¡o mismo Ía acreditación por
parte de una pequeña empresa que probablemente tenga una factura de su
proveedor externo o de su entidad encomendada, en su caso, en donde puede
existir mayor riesgo de subcontrataciones no permitidas, que ¡a de una gran
empresa que puede mezclar, costes internos y otros externos en donde el
contenido del concepto no tenga porqué identificar el curso objeto de seguimiento
pero sí tenga relación con él.

9. Actuaciones efe Seguimiento y Contraí de las acciones vinculadas a
Certificados de Profesioríalidad y otras acreditaciones profesionales.
En !a comunicación de las acciones formativas cabe la posibilidad de señalar
formación vinculada a certificados de profesionalidad. A ¡a hora de hacer el
seguimiento de esta formación las Direcciones Provinciales podrán comprobar si ¡a
formación se ajusta realmente a lo dispuesto en el Certificado de Profesionalidad
de que se trate, solicitando ia documentación pertinente que lo justifique,
En el caso de que no se corresponda con un certificado de profesionalidad o no
cumpla con los requisitos exigidos se podrá inddentar por las causas de desviación
habilitadas al efecto.
Por otro lado, cabe la posibilidad que se comuniquen grupos de formación
vinculada a certificados de profesionalidad y se solicite que sean acreditados por
las Direcciones Provinciales del Servicio Público de Empleo Estatal.
En estos casos se realizará la verificación de que la formación cumple con lo
señalado en e! Certificado de Profesionalidad vigente, con ¡a ficha resumen
elaborada ai efecto, y se realizarán, entre otras, las siguientes comprobaciones de
conformidad con la Orden ESS/1897/2013. de 10 de octubre, de 2013:
– Que el centro de impartición se encuentra acreditado a la fecha de inicio del
curso y mantiene ¡as características exigidas en e! certificado.
– Que el formador reúne ¡a experiencia profesional y competencia docente
requerida y realiza ia formación siguiendo una Planificación y Metodología
formativa y de evaiuación adecuada,
– La existencia de una programación de la formación y una planificación de la
evaluación.
– El proceso seguido en la selección de !os alumnos, con e! objeto de verificar si
éstos cumplen con ¡os requisitos establecidos en el correspondiente certificado
de profesionalidad.
– Las actas de evaluación donde figure si los alumnos han superado o no el
módulo formativo.
– Realización del módulo de formación práctica en centros de trabajo, si fuera el
caso,
Además de las comprobaciones relacionadas anteriormente, es necesario incidir en
la calidad de la formación que se imparte partiendo de !a pianificadón inicial y
concluyendo en la evaluación.
Finalmente, en ei caso de que el alumno supere con evaluación positiva la
formación y que la misma cumple con lo señalado en el certificado de
profesionalidad correspondiente, se podrá proceder a expedir la correspondiente
acreditación.

Esta apuesta por la formación acredítable, y de acuerdo con la normativa que la
regula, obliga a la adaptación de los procedimientos de control, incorporando el
seguimiento de! 100% de las acciones formativas vinculadas a certificados de
profesionaiidad y un elevado porcentaje de otras acreditaciones profesionales.
Es fundamental que !as administraciones competentes en ia acreditación de ¡os
certificados de profesionalidad (CC.AA. y SEPE), acerquen posturas con el fin
de que cada una de ellas pueda desarrollar sus competencias de forma que
el proceso de acreditación sea lo más fluido posible, y perjudique lo mínimo
tanto a los alumnos, como a sus empresas y a los centros de impartidón.

Seguimiento de las Acciones Formativas Vinculadas a Certificados de
Profesionalidad de Modalidad Teleformación
La mayoría de estas acciones fonnativas responden a certificados de
profesionalídad financiados por vía privada. En estos casos las plataformas de
teleformadón a través de las que se realiza ¡a formación han sido validadas de
forma previa por ¡a SGPAE.
Antes de realizar el seguimiento de estos grupos, es necesario consultar con ia
Unidad de Coordinación.
En e! anexo i se facilita un resumen con el procedimiento general y verificaciones a
realizar en tas actuaciones de seguimiento de la formación vinculada a la obtención
de un certificado de profesionalidad ya sea Impartida en modalidad presencial o
con uso de una plataforma. en ia modalidad de tele-formación.

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