Protocolos de administración de control y gestión

Protocolos de administración de control y gestión

En las funciones del personal de recepción otra función importante es controlar el acceso, identificando, informando y atendiendo al personal visitante, utilizando las normas de cortesía y demostrando interés y preocupación por resolver satisfactoriamente sus necesidades.

Para controlar el acceso, identificar, informar y atender al personal visitante, hay que comunicarse con las personas asegurando que se entiende bien lo que necesitan y que ellos entienden las indicaciones facilitadas. 

Utilizando adecuadamente las normas de cortesía y demostrando interés y preocupación por resolver satisfactoriamente sus necesidades. 

Protocolos de administración de control y gestión

Es importante destacar que se necesita una buena orientación espacial, atención y memoria visual para realizar bien esta tarea. Hablar de forma comprensible y con buena actitud, cuidando la imagen.

  • La organización en la Administración. Departamentos y áreas de trabajo. 

Para poder informar al personal visitante sobre el centro de trabajo se necesita conocer la organización de la administración, los departamentos y las áreas de trabajo. Dónde están, las nomenclaturas con que se designan y las personas que trabajan en cada uno, el cargo y su tratamiento.

La organización en la Administración. 

Es la coordinación de un grupo de personas para trabajar y lograr el objetivo que deba cumplir, a través de dividir el trabajo y funciones y desde una jerarquía de autoridad y responsabilidad. 

Una organización puede representarse a través de un organigrama, que es una representación gráfica de su estructura, donde se ve de forma rápida la división del trabajo, las posiciones que existen, la autoridad.

El departamento 

El departamento es cada una de las partes en que se divide una administración. El departamento se designa en función de las actividades, conocimientos y habilidades de los diferentes especialistas. Dentro del departamento existen diferentes puestos de trabajo, a los cuales se les asignan diferentes actividades y responsabilidades. 

Se necesita conocer las siglas con las que se designa un departamento. Una sigla es una letra inicial o conjunto de ellas que sirve como abreviatura.

El área de trabajo. 

El área de trabajo es el lugar dónde el trabajador realiza sus tareas. Por ejemplo un despacho, una oficina, un recibidor…

  • Recepción de personas externas a la organización 

Cuando una persona visitante entra en el centro de trabajo hay que dirigirse a ella para que se identifique. Pedir que indique cuáles son sus necesidades para poder orientarla hacia el lugar donde quiere ir, avisando previamente al departamento o persona de destino.

Protocolos de administración de control y gestión

Orientaciones para recibir a personas visitantes: 

  • Hacer una cálida acogida, a veces los clientes llegan “perdidos” y no saben a dónde o a quién dirigirse. Acercarse a él con una sonrisa, saludar, presentarse si es necesario y preguntar qué desea.
  • Escuchar lo que la persona tiene que decir. Cuando un cliente se acerca a la administración, espera recibir una información precisa sobre un problema o una necesidad. Dar la información correcta sobre lo que te pregunta, utilizar un lenguaje simple, intenta que confíe en ti. Averiguar si quiere contactar con alguien o el propósito de su visita. 
  • En el caso que sea un visitante esperado, comunicar al interesado que el visitante ha llegado. 
  • Identificar al visitante y orientarle en el recorrido interno a efectuar o acompañarle al lugar de la cita o contacto. 
  • Controlar visualmente las salidas de las visitas y despedirse cortésmente. Para desarrollar bien este trabajo se debe conocer las normas de protocolo, la imagen corporativa, las normas de cortesía, la cultura de la empresa y las características y costumbres de otras culturas.

Normas de protocolo. 

Las normas de protocolo son los tratamientos que se dan a las diferentes personas dependiendo de la situación en que nos encontremos. Es importante saber cómo debemos actuar y vestirnos según la situación.

Normalmente los tratamientos que más se utilizan son los sociales: Señor o Señora, Don o Doña. Es importante preguntar qué tratamiento tiene cada persona en el centro de trabajo.

La imagen corporativa.

La imagen corporativa es la imagen que la organización quiere dar. Con ello transmite, quién es, qué hace y cómo lo hace. Para ello en algunos trabajos exige la utilización de uniforme o de alguna identificación oficial. Es importante mantener siempre el uniforme (o la ropa) bien abrochado (corbata, chaqueta, etc.) y limpio. Si hay alguna identificación oficial, hacerlo en el lugar y de la forma establecida.

Normas de cortesía. 

Las normas de cortesía son frases o acciones que expresan el respeto hacia los demás y los buenos modales. Se dan a todos por igual. A la hora de controlar el acceso, identificar, informar, atender o recibir al personal visitante, de utilizan ciertas normas de cortesía:

  • Abrir la puerta. 
  • Saludar con respeto “Buenos días”, “Buenas tardes”.
  • Decir “Por favor” antes de preguntar quién es y dónde va.
  • Pedir disculpas, “Perdone”, si nos equivocamos. 
  • Dejar salir antes de entrar en una dependencia. 
  • Despedirse adecuadamente, con respeto y educación. Es importante tratar a la persona de usted.

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