Planificación de plantillas

Planificación de plantillas

    1. Introducción

La planificación de plantilla es un proceso que pretende anticipar el movimiento de personas dentro de la empresa es importante para la persona responsable de los RRHH de recepción conocer estos aspectos.

La planificación de recursos humanos es necesaria debido a una serie de factores:

  • Inestabilidad de la demanda del mercado.
  • Aumento del número de puestos de trabajo especializados.
  • Necesidad de integrar la gestión de recursos humanos en el resto de la gestión de la organización debido a la importancia que ha adquirido el capital humano en las empresas en los últimos tiempos.

Este proceso pretende también cualificar y cuantificar el número de personas que optimizan los resultados a corto, medio y largo plazo.

El proceso de planificación de plantillas en cualquier organización es una fase primordial, no solo para el departamento de Recursos Humanos, sino para todas las áreas que componen la organización.

El papel del departamento de Recursos Humanos en este proceso es clave y participa como nexo de unión del resto de áreas y/o departamentos para la consecución del objetivo común: la adaptación a los cambios.

La Dirección estratégica de la empresa, ayuda a que esa adaptación sea posible, mediante el uso de una serie de herramientas de gestión que ponen en práctica en sus diferentes departamentos.

Planificación de plantillas

Ajustar la fuerza productiva que compone la compañía es una de las claves de éxito de cualquier organización. Es fundamental para mantener regulados los costes asociados a las mismas. Por lo tanto, uno de los campos de actuación fundamentales de los Recursos Humanos, es la planificación y previsión de plantillas.

Cuando planificamos plantillas seguimos unas fases que nos ayudarán a obtener los mejores resultados en un proceso tan delicado e importante:

Organización / Planificación

Tenemos que fijar unas bases de organización como, por ejemplo, marcar el responsable de este tema, información sobre la empresa, etc.

Análisis de la situación inicial

En este análisis dibujaremos el organigrama, elaboraremos una matriz de estructura, compararemos con otras empresas del sector… en definitiva, marcaremos el punto de inicio para fijar la estrategia y poder medir la evolución de la empresa en relación a su plantilla y los resultados de la misma.

Revisión de las necesidades de la plantilla

Una empresa no siempre va a tener las mismas necesidades porque se enfrenta a temporadas o características de la misma que hagan que en un determinado momento se necesiten más o menos personas. Debemos revisar estas distintas necesidades y planificar nuestra plantilla de forma acorde a las mismas.

Estrategia (cubrir necesidades)

Según lo marcado en los apartados anteriores, nuestra estrategia deberá ajustarse a los datos reales que hemos analizado, siendo lo más eficiente posible. El análisis puede llevarnos a la conclusión de que necesitamos aumentar plantilla pero también a tener que reducir a nuestros equipos.

Evaluación / revisión / planificación

Siempre hay un nuevo inicio en el que seguimos midiendo para mejorar. Hemos de tener claros los costes de cada miembro del equipo y medir resultados de cómo nuestras acciones modifican dichos costes y otros ratios que son importantes a la hora de planificar nuestras plantillas.

Entre los ratios fundamentales que también deberemos medir y que pueden afectar a nuestra estrategia encontramos los siguientes:

  • Productividad
  • Rotación
  • Absentismo

Se trata, sin duda, de un aspecto complicado que debemos trabajar en la empresa puesto que es crítico para la obtención de los mejores resultados. Disponer de un cuadro de mando donde medir diferentes ratios y resultados nos ayudará a tomar decisiones al respecto de la forma más objetiva posible, siempre orientadas a mejorar los resultados de nuestra empresa.

    1. 5.2.Concepto de planificación de Recursos Humanos

La planificación de recursos humanos es el proceso de elaboración y ejecución de los planes con los que se va a desarrollar la estrategia de recursos humanos.

Anthony et al. (2002) definen la planificación de recursos humanos como el conjunto de los planes de captación, capacitación, compensación, promoción,… referidos a los recursos humanos de una organización.

Estas definiciones se integran en el enfoque estratégico de la función y superan a definiciones clásicas, limitadas a una visión cuantitativa, en las que se define el término como el proceso para asegurar que los requerimientos de recursos humanos de una organización sean adecuadamente satisfechos (Bulla y Scott, 1994).

Planificación de plantillas

Según WERTHER y DAVIS (1990: 46), la planificación de recursos humanos es una técnica para determinar de forma sistemática la provisión y demanda de empleados que una organización padecerá en un futuro más o menos próximo. Al determinar el número y el tipo de empleados que serán necesarios el departamento de recursos humanos puede planear sus labores de reclutamiento, selección, capacitación y otras.

NOE, HOLLENBECK, GERHART y WRIGHT (1994: 318,319) sostienen que la planificación de recursos humanos, como guía general de la política social de la firma que es, incide en la adquisición, evaluación, desarrollo y compensación de las personas que forman o formarán parte de la misma.

Similar es la concepción que exponen CARREL, ELBERT y HATFIELD (1995: 289,290) cuando señalan que a “partir del desarrollo de previsiones de oferta y demanda de personal, los especialistas de recursos humanos pueden desarrollar programas de formación, incentivos para la descontratación, planificar la gestión de la sucesión y otras técnicas que ayudan a esfuerzos futuros de reclutamiento”.

Finalmente, PUCHOL (1993: 70,71) afirma que la planificación de recursos humanos es el punto de partida para diseñar las políticas de empleo, sustituciones internas, formación, promoción, retribución, comunicación interna y servicios sociales.

    1. 5.3.Importancia de la planificación de los Recursos Humanos: ventajas y desventajas.

La planificación de los Recursos Humanos es importante para que a través de ella se pueda prever lo que va a suceder en el futuro.

Con una planeación eficiente y exacta del personal, se eliminan el exceso de contratación y capacitación y, al mismo tiempo la organización se asegura de tener empleados idóneos, disponibles cuando se necesiten.

La planificación debe indicar una acción a seguir respecto a los recursos humanos para no corres el riesgo de fracaso.

Las organizaciones realizan una planeación de personal para mejorar su eficacia, eficiencia y productividad por un largo período.

Respecto a las características de la Planificación de Recursos Humanos está:

  • Todos los componentes están interrelacionados en una forma sistemática dinámica y progresiva.
  • La planificación de recursos humanos es un procedimiento sistemático que identifica las oportunidades y peligros que surgen en el futuro.
  • Contribuye al logro de los objetivos planteados mediante el apoyo a la organización, para un uso eficiente y efectivo de todo el personal de la compañía.
  • La planificación de recursos humanos tiene que ser integrada tanto interna como externa.
  • Los objetivos a largo plazo marcan el número de empleados y las características que deberán tener.
Ventajas Desventajas
Perfeccionamiento de las técnicas de administración de RRHH Las políticas no prevén situaciones inesperadas.
Aplicación de principios de administración de la cúspide a la base de la organización, principalmente en lo que se refiere a las necesidades de relaciones humanos de buena calidad. Algunos administradores argumentan que la planificación cuesta mucho con su contribución real.
Adecuación de salarios y beneficio Limita la creatividad al sólo enmarcarse a determinadas políticas.
Garantía de seguridad personal del trabajador en relación con el empleo y las oportunidades dentro de la organización. Si las políticas no están bien definidas pueden crear confusión en los empleados.
Constituyen orientación administrativa para impedir que los empleados desempeñen funciones indeseables o pongan en riesgo el desempeño de funciones específicas. No permite la iniciativa de las personas ya que existe un plan ya a seguir.
    1. Objetivos de la planificación de Recursos Humanos

Los objetivos perseguidos en este proceso básico son muy variados:

  1. Objetivo de rentabilidad. Se trata de reducir la incidencia del coste laboral en la cuenta de resultados de la compañía, dotando a la organización de los efectivos idóneos para el logro de sus objetivos. Para alcanzar este objetivo es preciso regular convenientemente los flujos de personal entre la organización y su entorno, así como los movimientos internos. Se evitan así situaciones de plantillas sobredimensionadas o infradimensionadas.
  1. Objetivo de competitividad. El coste laboral no sólo repercute en la cuenta de resultados; también es determinante del precio de venta y, por tanto, de la situación competitiva de una firma en el sector.
  1. Objetivo de coordinación interna. Busca la congruencia de las acciones desarrolladas por el departamento de recursos humanos con los planes de las restantes unidades operativas. Piénsese, por ejemplo, en los procesos de reclutamiento, formación o gestión de carreras.
  1. Objetivo de eficacia. Incide positivamente sobre el desempeño de los puestos de trabajo, agrupándolos en hileras profesionales, nutriéndolos de los perfiles profesionales idóneos y evitando las situaciones prolongadas de vacantes.
  1. Objetivo de comportamiento organizativo. La planificación de recursos humanos se convierte en un potente instrumento de motivación del personal a través de los planes de carrera individualizados, buscando la integración y coherencia del progreso individual con el desarrollo de la organización.

Entre las funciones de la planificación está:

  • Diseñar programas de capacitación para que los empleados mejoren su forma de decisiones.
  • Mejorar la delegación de responsabilidades
  • Crear una política de personal que involucre varias estrategias que finalmente lleguen a la satisfacción del cliente, objetivo principal de cualquier empresa.
  • Velar porque sus decisiones sean las mejores y sus funciones sean llevadas con eficiencia.
  • Planificar el reclutamiento, la selección y la capacitación.

Es el proceso por el cual los gerentes se aseguran de contar con el número y los tipos apropiados de personas en los lugares adecuados y en el momento oportuno, que sean capaces de llevar a cabo con eficiencia y eficacia las tareas con las cuales ayudarán a la organización a alcanzar sus objetivos generales.

La planificación de recursos humanos se puede condensar en tres pasos:

  1. Evaluación de los recursos humanos actuales.
  2. Evaluación de las necesidades futuras de recursos humanos.
  3. Desarrollo de un programa para satisfacer las necesidades futuras de recursos humanos.

Evaluación actual.

Los gerentes inician la planificación de recursos humanos, revisando la situación actual de la organización en materia de recursos humanos. Esta revisión se lleva a cabo realizando un inventario del mismo.

Los datos de entrada para este informe se obtienen a partir de formularios que llenan los empleados. Esos informes pueden incluir: nombre, formación, capacitación, empleos anteriores, idiomas que habla, capacidades y destrezas especializadas de cada empleado de la organización. Este inventario permite que los gerentes valoren cuáles son los talentos y habilidades con los que cuentan en la actualidad.

Otra parte de la evaluación actual es el análisis del puesto. Instrumento fundamental: define los puestos de trabajo que existen en la organización y el comportamiento que se requiere para el correcto desempeño de cada uno de esos puestos.
¿Cómo se recopila la información para realizarlo? Hay varios métodos. Uno de ellos es el de observación en el cual los empleados son observados, directamente o en una filmación, mientras realizan su trabajo. Otro método consiste en entrevistar a los empleados, ya sea individualmente o en grupo. Un tercer método cosiste en la utilización de cuestionarios estructurados, en los cuales los empleados marcan o clasifican las actividades que realizan en sus puestos de trabajo, a partir de una larga lista de posibles tareas. Otro método es el uso de una conferencia técnica, en la que algunos “expertos” generalmente, supervisores con amplio conocimiento de los puestos de trabajo, identifican las características especiales de cada puesto. Un último método consiste en hacer que los empleados registren sus actividades en un diario o cuaderno, el cual puede ser revisado y estructurado después, de acuerdo con las actividades que cada uno realiza en su trabajo.

La otra parte de la evaluación es la descripción del puesto.  Es una exposición escrita de las actividades que realiza la persona que ocupa dicho puesto, cómo las lleva a cabo y con qué finalidad. En el caso típico, se presentan descripciones del contenido del puesto, del ambiente y de las condiciones del empleo. Dicha descripción está enfocada en el puesto de trabajo. En cambio la especificación del puesto está enfocada en la persona. Señala las calificaciones mínimas aceptables que la persona que ocupa el puesto deberá poseer para desempeñar éste éxito. La especificación del puesto describe las aptitudes, habilidades y conocimiento necesarios para desempeñar dicho puesto en forma satisfactoria.

La descripción del puesto y la especificación del mismo son documentos importantes para los gerentes que ponen en marcha procesos de reclutamiento y selección. La descripción del puesto puede usarse para describir éste a los candidatos potenciales.

La demanda de recursos humanos (es decir, empleados) es resultado de la demanda que tengan los productos o servicios de la organización. Los gerentes pueden tratar de determinar el número y la mezcla de recursos humanos necesarios para alcanzar el ingreso total que previamente han estimado.

RECLUTAMIENTO Y DESRECLUTAMIENTO

Cualquiera que sea el tipo de la posición de trabajo o el atractivo del mismo, generalmente es más fácil el reclutamiento en mercados de trabajo grandes que en mercados pequeños. 

El alcance del reclutamiento y la cantidad de esfuerzo que se le dedique dependerán también del tamaño de la organización. En general, cuanto más grande sea la organización, tanto más sencillo es reclutar solicitantes de empleo. Las grandes organizaciones tienen una mayor reserva de candidatos internos entre los cuales pueden elegir para llenar las posiciones superiores al nivel más bajo.

FUENTES PRINCIPALES DE CANDIDATOS POTENCIALES A PUESTOS DE TRABAJO

Fuente

Búsqueda Interna

 

 

Anuncios publicitarios

 

Recomendaciones de empleados

 

 

 

Agencias Públicas de Empleados.

 

Agencias de empleados privadas

 

Colocación en escuelas

Servicios de ayuda temporal

 

Alquiler de empleados y contratistas independientes

Ventajas

Bajo costo; eleva la moral del empleado; los candidatos están familiarizados con la organización.

Amplia distribución; pueden ir dirigidos a grupos específicos.
El empleado actual les brinda conocimiento acerca de la organización; pueden atraer a candidatos apropiados por que una buena recomendación repercute sobre quien la hizo.
Son gratuitas o sólo cobran un cargo nominal

 

Abundantes contactos; selección cuidadosa; con frecuencia dan garantías a corto plazo
Un grupo de candidatos numeroso y centralizado
Satisfacen las necesidades temporales

 

Satisface las necesidades temporales, pero generalmente se requieren para proyectos más específicos a largo plazo

Desventajas

Oferta limitada; tal vez no incremente la proporción de empleados pertenecientes a grupos protegidos.
Atraen a muchos candidatos no calificados.
Es posible que no incremente la diversidad y la mezcla dentro del personal.

 

 

Los candidatos suelen ser personas no calificadas o con una capacitación mínima

Costo elevado

 

Se limita a posiciones en el nivel de entrada.
Costosos; pueden tener un conocimiento limitado de las metas y actividades generales de la organización
Escaso compromiso con la organización, más allá del proyecto en curso.

El desreclutamiento no es una tarea agradable para ningún gerente. ¿Qué opciones tiene el gerente en materia de desreclutamiento? Es obvio que no puede dejar cesante a las personas en forma discriminada. Sin embargo, los despidos no son el único medio de desreclutamiento, ya que otras opciones pueden resultar más convenientes para la organización, para el empleado o para ambas partes.

Opción
Despidos
CesantíasDesaparición del puesto.

Transferencias

 

 

Semana de trabajo reducida

 

Jubilaciones tempranas

Empleados compartidos

Descripción
Terminación permanente de carácter involuntario
Terminación temporal de carácter involuntario; pueden durar unos cuantos días o prolongarse varios años
La no ocupación de puestos vacantes generados por renuncias voluntarias o jubilaciones normales.
Desplazamiento de empleados, ya sea lateralmente o hacia abajo; de ordinario, no reduce los costos pero puede reducir los desequilibrios entre oferta y demanda dentro de la organización
Reducir el número de horas que trabajan los empleados cada semana, hacer que compartan empleos o que realicen su trabajo en un programa de tiempo parcial
Ofrecer incentivos para que se jubilen antes de la fecha normal de su jubilación
Hacer que los empleados compartan una misma posición de trabajo de tiempo completo