Haga un buen uso del metaplán

 

Good questions outrank easy answers. Buenas preguntas consiguen respuesta con facilidad.

PAUL SAMUELSON

En cualquier tipo de reunión de trabajo la herramienta insustituible para que las personas puedan aportar soluciones es la comunicación oral.

La comunicación oral presenta varios problemas:

  • Los intervinientes tienen que hablar de uno en uno. Como consecuencia de esto se producen retrasos, repeticiones y cansancio o aburrimiento.
  • Algunas personas se cohíben y no aportan, aunque podrían y querrían hacerlo.
  • El presidente de la reunión no siempre puede controlar la reunión.
  • Quien dirige la reunión, a veces se le escapa de las manos.

Una buena solución para estos problemas en los cursos de formación (pero también en las reuniones de problem solving o de creatividad) es el metaplán, que algunos definen como un conjunto de herramientas de comunicación para ser usadas en grupos que buscan ideas y soluciones para sus problemas, para el desarrollo de opiniones y acuerdos, para la formulación de objetivos, recomendaciones y planes de acción.

Las ventajas de metaplán podrían resumirse en:

  • Los participantes se levantan y en pie se reúnen en torno a un tablero en el que, al principio en silencio, y después con intercambio oral, van pegando unos papeles o cartulinas de colores con una frase corta (de una a cinco o seis palabras) que escriben con unos rotuladores de punta gruesa. De este modo se pasa de una postura más pasiva (sentados) a otra más activa.
  • Por otra parte, no solo se habla y se escucha, sino que también se ve lo que los otros participantes han escrito en sus cartulinas. Lo que dice uno sirve de estímulo para que a otro se le encienda la bombilla y se le ocurra una buena idea que se apresurará a anotar y pegar.

¿Qué materiales requerimos para desarrollar una sesión de metaplán?

  • Unos papeles de los que se usan para embalar pegados en las paredes con cinta autoadhesiva o con chinchetas. También se pueden usar varias hojas del papelógrafo pegadas con cinta adhesiva.
  • Cartulinas o papeles de colores, incluso tipo post-it (los colores pueden servir para informar sobre su contenido: por ejemplo, el color rosado puede significar críticas; el amarillo, aportaciones; el verde, defensa de lo establecido…). Estas cartulinas o papeles deben ser de formas distintas (rectángulos, cuadrados, círculos…) a los que puede dárseles también un significado.
  • Se prefieren los tonos pastel (amarillo, verde claro, azul celeste, rosa, marfil…), porque al ser de color claro lo que se escribe en ellos es más fácilmente legible que si fueran de color fuerte.
  • Rotuladores de punta gruesa. Al menos uno por participante. Para adherir los papeles de colores al papel base se puede usar cola en barra o cinta adhesiva, pero lo ideal es utilizar un adhesivo especial en espray,55 lo que permite pegar, volver a despegar y pegar de nuevo varias veces el mismo papel…

Proceso del trabajo en el metaplán

a) Fase de productividad

  • No existe moderador, pero sí una persona, que en los cursos de formación es el formador que deambula por la sala de uno a otro tablero para monitorizar los grupos de trabajo. En otro tipo de reuniones hablamos del monitor, puesto que monitoriza los grupos de trabajo comprobando que lo hacen siguiendo las normas.
  • Todos los participantes utilizan el marcador del mismo color para mantener el anonimato.
  • Cada participante expresa una idea, una aportación o una pregunta por escrito.
  • Para cada aportación (idea, pregunta o inquietud) se utiliza una cartulina o tarjeta.
  • La idea solo se expresa por un lado de la cartulina o tarjeta.
  • Las cartulinas o tarjetas deben ser escritas con letra de imprenta de tamaño grande.
  • Los mensajes que se escriben deben ser concretos. Palabras clave, pocas palabras.
  • No más de dos líneas escritas por tarjeta. Máximo 6 palabras.
  • El número de tarjetas se condiciona a la productividad de ideas del grupo. Si fuera menester se añaden más hojas de metaplán.
  • Se utilizan las formas y los colores de los papeles o cartulinas para expresar categorías. Por ejemplo: pregunta, color azul; aportación, color verde; crítica, color rosa.
  • Si una tarjeta contiene más de una idea, se recomienda separarlas en las tarjetas necesarias.
  • Los pequeños grupos (3-5) deberán trabajar no más de 10 minutos. Este tiempo se deja a su discreción. Acuérdese que cuanto más grande es el grupo, más difícil será llegar a una decisión consensuada…

Esta etapa se puede (yo lo prefiero así) realizar en silencio, con el fin de que cada cual tenga libertad de expresar sus ideas sin críticas por parte de los demás.

b) Fase de depuración

El grupo, ahora hablando entre ellos, releen las tarjetas escritas y proceden a varias operaciones.

  • Eliminar las que sean mera repetición aunque empleen otras palabras, dejando solo una de entre las repeticiones, que debe ser la que mejor exprese la idea.
  • Poner juntas las tarjetas que sean complementarias, es decir, que se refieran al mismo punto o parte del problema.
  • Poner una detrás de otra las que guarden entre sí relación de causa/efecto.
  • Con este proceso de depurado, por una parte se reduce el número de tarjetas al suprimir las duplicadas, y por otra parte quedan unas nubes de tarjetas56 que ayudan a visualizar mejor el problema.
  • Este proceso de depuración lo puede dirigir uno de los miembros del grupo, que asume el rol de coordinador y posteriormente de portavoz.

c) Fase de puesta en común

  • El portavoz de cada grupo expone los resultados de su trabajo para conocimiento de todos los demás. En este momento se puede optar por hacer un nuevo metaplán en el que se incorporen las ideas de todos los grupos.
  • La interpretación de las ideas debe darla el grupo, puesto que el monitor solamente es un facilitador de la comunicación.

El rol del monitor57

El monitor:

  • Cataliza los trabajos del grupo.
  • Suscita preguntas espoleantes que disparen la creatividad del grupo.
  • Observa y hace observar las reglas del trabajo con metaplán.
  • Provoca contraste de pareceres para captar conflictos latentes y movilizar la energía creativa del grupo.
  • Integra a los participantes que se sustraen a este trabajo de grupo.
  • Evita discusiones de materias que requieran los conocimientos de un experto entre los participantes.

Da retroalimentación positiva y constructiva, incluyendo

  • retroalimentación emocional para que así los participantes hagan lo mismo.
  • Crea una atmósfera placentera e informal para que propicie una comunicación libre y de relaciones amistosas.
  • Se abstiene de adoptar un rol jerárquico como líder del grupo, de esta manera el grupo aprenderá a manejarse por sí solo.
  • Hace trabajar al grupo primero individualmente y luego como grupo.
  • No descarta ninguna idea durante el proceso de ejecución de la metodología.

El moderador, al recoger las cartulinas, las colgará en los tableros en forma indiscriminada. En un grupo grande se pueden generar varios puntos de vista. Al analizar todas las ideas, estas se agruparán por su similitud, generando nubes (estas nubes se producen al reunir cartulinas con ideas similares). Cada idea distinta se colgará aparte, produciendo otra nube. Al finalizar cada nube se bordeará con un marcador. Ninguna cartulina será descartada, aunque la idea expresada no sea clara, lógica o coherente. Ninguna persona está en la obligación de perder su anonimato. Si en una cartulina hay más de una idea o la misma puede ir en diversas nubes, esta se cuelga en medio de las dos agrupaciones o se escribe otra cartulina igual y se cuelga en la nube correspondiente. Lo mismo se hará con las ideas donde surjan dudas (de donde pertenece la idea), de esta manera se evitarán discusiones. Al finalizar cada nube se le pondrá un título para poder distinguirlas en las discusiones siguientes. Al finalizar se habrá obtenido un mapa de nubes, las cuales están constituidas de ideas individuales y agrupadas por consenso mutuo. Al finalizar cada nube se enumera por orden de importancia.

Haga un uso inteligente del rotafolios

A simple way to approach flip-chart design is to think of a phrase summarizing your topic that will grab the audience attention.

Una aproximación sencilla al uso del rotafolios es pensar en una frase que resuma su tema y que atraiga la atención de la audiencia. ROBERT W. LUCAS: The big book of flip-charts

Ya lo sabemos, rotafolios y papelógrafo son los dos nombres que empleamos en castellano para referirnos a esa pizarra de papel con patas que utilizamos en los cursos de formación.

En esta época de tecnología audiovisual en incesante evolución, parecería que el modesto rotafolios no es un medio de elección para dar un curso, y de hecho la mayor parte de formadores no suelen hacer un uso amplio de él. Sin embargo, el rotafolios, por su sencillez y versatilidad, es un medio muy adecuado especialmente para transmitir temas que surgen sobre la marcha, recoger las aportaciones de los participantes, iniciar un tema con un dibujo sencillo aparentemente improvisado,58 hacer un resumen, etc.

La pizarra negra y la tiza se han desestimado siempre en la formación de adultos por sus connotaciones escolares y su dificultad de uso en ciertos casos. No obstante, como se precisa realizar anotaciones imprevistas, la solución más sencilla es: o bien la pizarra blanca sobre la que se escribe con rotuladores no permanentes, o el rotafolios.

El rotafolios supera a la pizarra blanca en varios aspectos. No hay que borrar, las hojas pueden arrancarse y entregar una o varias a cada individuo o grupo para que realice su trabajo en ella.

También pueden pegarse en la pared y pedir a los grupos que de pie ante ellas59 realicen un brainstorming pegando papeles autoadhesivos (post-it) con sus aportaciones.

Otra ventaja adicional del rotafolios sobre la pizarra blanca es que el rotafolios se puede desplazar desde un rincón lateral al centro o al lugar que convenga en cada momento.60

¿Ha pensado usted en pegar varias de estas hojas juntas en una pared y pedir a los participantes que escriban en ella la idea que más les ha llamado la atención de cuanto se ha tratado en la sesión? Alternativamente les puede pedir que dibujen algo que tenga que ver con el tema tratado. Incluso puede utilizar estos graffiti como fondo de las fotos de grupo o individuales que los participantes estarán encantados de que les envíe por e-mail una vez terminado el curso o seminario.

En rigor, las hojas arrancadas del rotafolios sirven hasta para oscurecer esa ventana cuya persiana no funciona y por la que entra la luz a raudales. Sencillamente se pegan estas hojas con celo o fixo y se consigue un oscurecimiento no completo, pero aceptable.

No vamos a extendernos demasiado en este tema, pero confiamos en que las imágenes que figuran en la página siguiente le den ideas para utilizar este simpático y sencillo ayudante que es el rotafolios.61

Aunque no sepa dibujar, no renuncie a crear un efecto mágico

En cierta ocasión –hace bastantes años– me pidieron que diera una charla en un cole-gio mayor sobre el tema de la paz. Se trataba de un tema bastante alejado de mis charlas habituales, pero como me lo pedían un grupo de estudiantes, alumnos míos en ICADE y colegiales de aquel colegio mayor, acepté el desafío.

Di la charla, que no fue ni buena ni mala, y al final, coincidiendo con el último párrafo de mi presentación, me volví hacia el rotafolios y en menos tiempo del que cuesta decirlo tracé con seguridad y aparente maestría la célebre paloma de la paz de Picasso.

Los aplausos fueron muy satisfactorios para mi ego, y lo que realmente les gustó a los asistentes no fue tanto la charla como el dibujo.

Ahora bien, yo soy un pésimo dibujante, ¿cómo conseguí realizar este

prodigio de un dibujo trazado a toda velocidad ante mi juvenil audiencia?

Pues muy sencillo: le pedí a otro alumno, que era –y sigue siendo– un excelente dibujante que me hiciera la tal paloma sobre una hoja de rotafolios con lápiz de color amarillo. Esta hoja la metí entre el resto de papeles del rotafolios y tuve buen cuidado de señalarla con un post-it lateralmente para encontrarla con facilidad. A la distancia que se sentaba la audiencia creo que ninguno fue capaz de ver el dibujo ya realizado. Los magos e ilusionistas dicen que nunca hay que explicar los trucos, pero yo no soy mago, y los profesores hemos hecho del enseñar lo que sabemos a los demás la razón de nuestra existencia. (L)

DIFERENTES USOS DEL ROTAFOLIOS

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