El proceso de analizar los puestos de trabajo

El proceso de analizar los puestos de trabajo

Existen diferentes métodos y procedimientos para la recopilación de datos entre ellos ésta:

    • Observación directa: Se trata del primer método que existió. Las ventajas de este método son la objetividad y veracidad de los hechos y que es un procedimiento sencillo y directo. En cuanto a los inconvenientes destaca que es limitada a ciclos breves y repetitivos, puede afectar el comportamiento del observador, se necesita una adecuada formación del observador, tiene un alto coste y de tiempo y se necesita la observación de varios titulares del puesto.
    • La entrevista: Como ventaja tiene que ofrece amplia información, permite detectar comportamientos y ofrece reciprocidad entre el entrevistado y el entrevistador. Respecto a los inconvenientes destaca que es lento y costoso, se puede confundir con una evaluación y requiere personal muy cualificado para evitar la subjetividad.

Puede ser estructurada o no estructurada, y tiene una serie de fases (acogida, información acerca del motivo de la entrevista, identificación del puesto, descripción de tareas, actividades, decisiones, responsabilidad, etc…) y por último agradecimiento y despedida.

El proceso de analizar los puestos de trabajo

    • El cuestionario: Tiene como ventajas que permite recopilar información de un gran número de empleados en poco tiempo y tiene coste bajo. Los inconvenientes es que la información es interpretada erróneamente, desarrollo complicado, dificultad de expresión de la persona trabajadora y una posible exageración de los contenidos.
    • Existen otros métodos tales como: conferencias con expertos y diarios.
    • El análisis de la información

En segundo lugar estaría la descripción de los puestos de trabajo que consiste en la exposición detallada, estructurada, ordenada y sistemática, según un protocolo dado, del resultado del análisis de puestos de trabajo. Esta exposición podrá ser presentada en forma narrativa o mediante formatos codificados.

La especificación de los puestos se centra en las características necesarias para desempeñar cada puesto. Se ocupa de fijar los requisitos exigidos al empleado para ocupar el puesto.

El análisis de puestos se desarrolla en tres ocasiones:

  • Cuando se funda la organización y se inicia un programa de análisis de puestos por primera vez. 
  • Se realiza cuando se crean nuevos puestos. 
  • Se utiliza cuando se modifican de manera sistemática los puestos como resultado de nuevas tecnologías, métodos, procedimientos o sistemas.

El análisis del puesto de trabajo debe contener la siguiente información:

    • Denominación del trabajo
    • Unidad organizativa a la que pertenece
    • Fecha del análisis y futuras revisiones del puesto
    • Nombre del titular
    • Resumen del puesto de trabajo
    • Supervisión que recibe y ejerce
    • Cometidos y responsabilidades principales
    • Contexto del puesto de trabajo
    • Medios materiales e informáticos utilizados

Al realizar el proceso de análisis de puestos de trabajo nos haremos las siguientes preguntas:

El proceso de analizar los puestos de trabajo

  • ¿Qué hace la persona que trabaja? Funciones, tareas y actividades
  • ¿Por qué lo hace? El objetivo y la finalidad de la tarea, la relación de la tarea con el conjunto de actividades.
  • ¿Cómo y con qué lo hace? Los métodos, las rutinas, las normas en el puesto de trabajo, las máquinas, instrumentos y el equipo que utiliza, el cálculo, las fórmulas e instrucciones, el grado de juicio y la iniciativa de la persona que ocupa el puesto de trabajo.
  • ¿Dónde y cuándo lo hace?: El lugar donde se desarrollan, las condiciones ambientales (peligrosidad, penosidad, etc…), periodicidad de realización de las tareas y el tiempo ocupado en las tareas.
  • ¿Qué implica lo que hace? Conocimientos profesionales necesarios para el puesto de trabajo, habilidades manipulativas, facultades mentales y físicas, capacidad de asumir responsabilidad, nivel de autonomía del puesto, la complejidad del puesto de trabajo.
Requisitos mentales 1.Instrucción necesaria

2.Experiencia necesaria

3.Adaptabilidad al cargo

4.Iniciativa

5.Aptitudes necesarias

FACTORES DE ESPECIFICACIÓN Requisitos físicos 1.Esfuerzo físico

2.Concentración visual

3.Destreza y habilidad

4.Complexión física

Responsabilidades involucradas 1.Supervisión personal

2.Material, herramientas

3.Dinero, documentos

4.Complexión física

Condiciones de trabajo 1.Entorno físico de trabajo

2.Riesgos

Las normas para la descripción de puestos: 

  • Ser específico: Verbos que implican acción: analizar, diseñar, entregar, transmitir, supervisar 
  • Ser breve: Declaraciones breves y precisas producen mejores resultados
  • Repasar: ¿un nuevo empleado/ responsable entenderá el trabajo si lee la descripción del puesto
  • Ser claro : las responsabilidades deben estar claras
  • Indicar el alcance: “para el departamento”