Departamento de facturación y caja

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 Los Documentos comerciales y administrativos

Hoy en día, la carta va cediendo su protagonismo a otros medios de comunicación, entre ellos Internet y en particular el uso del correo electrónico, pero no por ello la carta pierde importancia, de hecho, se sigue utilizando por parte de las empresas para mantener sus relaciones comerciales con su entorno, y más aún en circunstancias en las que se requiera de una mayor solemnidad. 

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La carta

Una carta es un documento que escribe una persona o empresa con el fin de mantener relaciones con el entorno externo de la misma: clientes, proveedores, acreedores, deudores, etc., por tanto, la carta representa la imagen corporativa o de la persona que la firma, pero además, suministra información de la empresa a los destinatarios, ya que añaden elementos como el logotipo corporativo, la dirección, teléfonos de contactos, la dirección de su web, etc… y como no, también permite informar o comunicar algo sobre algún hecho a través del texto que porta la propia carta

La carta no solo cobra gran importancia dentro de la empresa por la posibilidad de comunicar algo con solemnidad, sino que, además, representa la imagen corporativa y ofrece información a su destinatario: logo, direcciones, webs, etc. En cierta forma publicita.

Para escribir una carta comercial de forma correcta, debemos:

    1. Una carta nunca deberá ir escrita a mano, ya que esta característica sólo será aplicada a las cartas personales.
    2. Se deberá tener especial cuidado con la presentación, que deberá ser impecable, ya que representa, como hemos comentado con anterioridad, la imagen corporativa, por tanto, la primera impresión que deberá causar una carta a su destinatario tendrá que ser lo más favorable posible. Para ello, habrá que cuidar tanto las formas como el fondo, esto se consigue usando el papel de calidad, la separación interlineal, la separación de párrafos, el tipo de letra, una correcta redacción, una correcta utilización del lenguaje, claridad en los conceptos, así como el uso correcto de la ortografía.
    3. Es conveniente usar papel blanco, de buena calidad y preferiblemente de tamaño DIN A4 ( 21,5X29.5 cm), ya que es el tamaño más utilizado por las impresoras, aunque también se permite usar el tamaño 21.5×35 cm.
    1. Se utilizará un tipo de letra correcta y a ser posible no se usará más de una. Los tipos más utilizados son Times New Roman o Arial Helvética; también evitaremos el uso de letras excesivamente decorativas o informales; por último, destacaremos el aspecto del tamaño, este no deberá superar el valor de 12.
    2. Algunas empresas usan sobres personalizados en los que se añade el logotipo de la misma y sus datos identificativos, que, a diferencia de las cartas personales, suelen estar ubicados en la parte delantera del sobre y a menudo suelen disponer de ventanilla, por lo cual, una vez cerrado éste, se podrá ver el nombre y la dirección del destinatario. De no llevar el sobre ventanilla, los datos del destinatario se ubicarán normalmente en la parte superior derecha, tres líneas más abajo se indicará la fecha y el lugar desde donde se ha escrito la carta.
    3. En algunas cartas se pueden usar las fórmulas s/ref. (su referencia) o n/ref. (nuestra referencia) con el fin de indicar el asunto o la referencia de que se trata.

La carta se divide en las siguientes partes:

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  1. Encabezado: Es la parte que forma el comienzo del escrito, ésta a su vez se divide en:
  • Membrete: Lugar donde se alojarán los datos relativos al remitente (persona o entidad que envía la carta). Deberá consignarse el nombre completo o la razón social de la empresa, la dirección completa, el número de teléfono, también se podrán indicar datos como el número de fax, la dirección de la web, la dirección de correo electrónico, etc. El membrete suele ir acompañado del logotipo de la empresa.
  • Destinatario: Se indicaran los datos y la dirección de la persona física o jurídica a quien se dirige la carta.
  • Fecha: Se deberá señalar el lugar y la fecha en la que se escribió la carta. El día se indicará en número, el mes en letra y el año completo en números sin colocar el punto de separación de los millares.
  • Referencias: Nos permite identificar la carta por medio de abreviaturas compuestas de letras y números, de modo que, podemos indicar el asunto sobre el que trata la carta, el número del expediente o simplemente la respuesta a una carta determinada.
  • Asunto u objeto: Expresa brevemente el contenido de la carta
  • Línea de atención: Si en la dirección se ha señalado a una entidad o empresa determinada, pero se desea que la carta vaya dirigida a una persona o departamento concreto, se podrá usar la línea de atención con fórmulas como “A la atención de” seguida del nombre completo o el cargo de la persona a la que nos dirigimos.
  • Saludo: Nos permite iniciar la carta de manera cortes. Aquí, las palabras usadas deberán ser breves y dependerán en gran medida del grado de confianza que se tenga con el destinatario. Otro aspecto a tener en cuenta es el de evitar las típicas fórmulas como Estimado/a o Sr. /Sra.
  1. Cuerpo: En esta parte es donde se expondrá el motivo de la carta ( pedido, reclamación, información, etc..). La exposición deberá ser clara, sencilla y concisa, para ello, será necesario tener una idea clara de aquello que se pretende exponer, usar un lenguaje sencillo evitando expresiones excesivamente formales o las redundancias (decir lo mismo dos veces), también será preciso colocar las ideas de forma redondeada para que el destinatario no se pierda el mensaje.

El cuerpo de la carta normalmente se divide en tres partes:

  1. Introducción: Parte inicial cuyo objetivo es captar la atención del destinatario
  2. Exposición: Parte central donde se detalla de forma clara y concisa el motivo de la carta.
  3. Conclusión: Parte final de la carta en la que se concluye la misma
  4. Cierre: Es la pate final de la carta. En ella podemos encontrar:
  • Despedida: La fórmula usada en esta parte de la carta deberá ir en consonancia con la de la cabecera o encabezado, ya que no sería correcto usar una fórmula muy cordial o demasiado solemne en la cabecera para usar una despedida informal o demasiado coloquial. 

Algunas fórmulas empleadas son las siguientes

Atentamente o cordialmente

Le envío un cordial saludo

Reciba un cordial saludo o reciba un atento saludo

Estamos a su disposición

Aprovecho la ocasión para saludarle atentamente

Se despide atentamente

Un saludo

Sin otro particular

En espera de sus noticias

Quedo a la espera de sus comentarios

  • Firma: La firma da autenticidad al escrito y lo validad jurídicamente por ello, debajo de la fórmula de despedida (unas cuatro líneas por debajo), deberá ir el nombre y la firma manuscrita (aunque en ocasiones esta suele ir impresa), que se situara por encima del nombre del firmante. En el caso de que existan varias firmas, la de la persona con mayor posición jerárquica se situara a la izquierda.
  • Adjunto o anexos: Indica los documentos que acompañan a la carta (facturas, pedidos, etc.). Se deberá indicar el número de páginas para que en caso de extravío podamos cotejar los datos.
  • Posdata: Abreviada por P.D. Recuerda un hecho importante, ésta deberá ser breve.

2.2 Documentos justificativos de las operaciones de compra-venta

En la actividad normal de una empresa, existen una serie de operaciones tanto de compra como de venta que darán lugar a relaciones comerciales con proveedores y clientes; éstas, también denominadas operaciones de tráfico, necesitan unos documentos que reflejen los movimientos de mercaderías producidos, así como las diferentes formas de pago a que puedan dar lugar, es por ello que su empleo se hará imprescindible.

 VENTA

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Documentos de compra-venta

  • Pedido

Cuando una empresa necesita llevar a cabo una determinada compra por estar carente de mercancías, entonces tendrá que realizar su correspondiente pedido a la empresa suministradora para reflejar esa demanda. Los pedidos pueden formularse de diversas maneras:

  • Por teléfono: La empresa a través de teléfono, demandará una cierta cantidad de mercancías con unas características específicas a la empresa suministradora, es decir, a su proveedor (normalmente este sistema requiere siempre una confirmación escrita).
  • Por carta: Este sistema consiste en la realización de un pedido mediante la expedición de una carta, sistema que, aunque por un lado resulta muy formal, también es excesivamente lento, por lo que su uso no es quizás el más adecuado cuando se requiere rapidez.
  • Mediante impreso: El pedido se realizará a través de un impreso, éste debe mostrar unos requisitos mínimos en cuanto a la conformación del mismo. Por otra parte, diremos que este sistema es la manera más habitual y adecuada de realizar un pedido. Los elementos que debe contener un impreso de pedido son:
    • Membrete con los datos del comprador
    • Número de orden de pedido
    • Fecha en la que se expide
    • Identificación del vendedor
    • Dirección donde se van a entregar las mercancías
    • Una relación de los artículos que se solicitan en el pedido
    • Los precios unitarios, es decir, de cada producto, asi como los importes tanto parciales como totales.
    • Las condiciones y formas en las que se va efectuar el pago
    • Las condiciones de embalaje
    • Las condiciones de transporte de las mercancías solicitadas
    • Las condiciones de los seguros de transportes
    • Si existieran condiciones especiales, deberán venir reflejadas
    • Si se ha usado el sistema de pedido por teléfono, deberá constar la referencia a los pedidos.
    • Nombre del agente comercial que haya intervenido en la operación.
  • Albarán o nota de entrega

El albarán o también denominado nota de entrega, cumple una doble finalidad: por una parte, cuando se produce la salida de mercancías del almacén servirá de comprobante y, por otro lado, el albarán es el documento que acompaña a las mercancías para justificar su entrega al destinatario.

Todo albarán se realiza por cuadriplicado y cada una de las copias posee distintos colores: el vendedor recibe una de ellas, dos copias le serán entregadas al comprador, que deberá devolver una firmada cuando la mercancía recibida haya sido comprobada ajustándose a lo que figura en el alabaran, y la última copia será la del pedido que se realizó.

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Por otra parte, si la mercancía que se recibe no se ajusta a lo consignado en el albarán, es decir, no es de conformidad, podrá realizar la correspondiente devolución o rectificación del albarán.

Los albaranes deben contener los siguientes elementos:

  • Nombre y dirección del vendedor
  • Nombre y dirección del comprador
  • El lugar de la entrega de las mercancías
  • El número de pedido que le corresponde
  • Fecha de envío
  • Fecha de entrega
  • Y por último deberá contener la descripción de la mercancía

Debemos considerar que el albarán nos servirá de guía para la confección de facturas.

Es preciso saber que no todos los albaranes son exactamente iguales. Existen dos tipos de albaranes que, si bien son semejantes, cumplen funciones distintas y su uso dependerá de la política de la empresa.

Por un lado , existe un albarán valorado, donde no solo se consigna los datos que demuestran la existencia de una transacción , sino que además se deberá incluir el precio individual de cada mercancía, los impuestos, los descuentos y el valor total de la operación.

Por el contrario, el albarán sin valorar, al no valorar económicamente la mercancía, deberá mostrar únicamente la cantidad de mercancía, así como una descripción de la misma. Aquí no se deja constancia ni del valor unitario ni del precio final de la operación.