Cuestiones generales

Cuestiones generales

¿Es necesario remitir la documentación de justificación de costes a la Fun-
dación Estatal para la Formación en el Empleo?

La documentación acreditativa de los costes debe quedar en poder de la
empresa y, únicamente, ponerse a disposición de los órganos de control
competentes cuando así sea requerido. En concreto, se contempla la
posibilidad de comprobar la documentación justificativa de los costes de
formación, su contabilización y pago.
¿Qué tipo de obligaciones debe cumplir la empresa bonificada?
Las establecidas en la Ley 30/2015 y las que permanecen en vigor de la Orden
TAS/2307/2007, entre otras:
Informar a la representación legal de los trabajadores.
Comunicación telemática de inicio de la formación.
Realización de la formación.
Comunicación telemática de finalización de la formación.
Identificar en cuenta separada o epígrafe denominado «Formación
profesional para el empleo» en su contabilidad todos los gastos de la
formación y la bonificación aplicada.
Asegurar el seguimiento, control y evaluación de la formación.
Custodiar la documentación del control de asistencia diaria de los
participantes. Si la gestión de la formación se ha contratado, se
recomienda que la empresa bonificada conserve copia de dicho control.
Garantizar la gratuidad de la formación a los participantes.
Hallarse al corriente en sus obligaciones frente a la Agencia Tributaria y
la Seguridad Social.
La documentación justificativa de la formación programada debe
mantenerse a disposición de los órganos de control competentes,
durante un período mínimo de 4 años. Si suspendiera su actividad,
debe remitir copia de dicha documentación a la Administración pública
competente.
La empresa responderá solidariamente de la devolución de las
cantidades indebida-mente obtenidas, junto con las entidades que
asuman la organización y/o impartan la formación programada.

Cuestiones generales

Orientaciones de costes / Acciones formativas programadas por las empresas / 20

¿Es necesario el pago de los costes para poder aplicar la bonificación?
Dicho pago debe efectuarse antes del último día hábil de presentación del
recibo de liquidación de cotizaciones del mes de diciembre del ejercicio.
2. Conceptos y criterios de imputación

¿Cómo divido un gasto entre varios grupos de una misma acción formativa?
Se efectuará en función de las horas de formación de cada grupo (el
número de horas de formación se obtiene multiplicando el número de
horas de duración de la formación por el número de participantes del
grupo).
2.1. Costes directos
¿Qué tipo de gastos puedo bonificarme en concepto de costes directos?
Formadores. Costes de personal (propio o externo) en labores de
impartición, preparación de clases, tutorías, evaluación y seguimiento
de alumnos.
Medios didácticos. Amortización, alquiler y arrendamiento financiero
de equipos didácticos y plataformas tecnológicas utilizadas en la
formación.
Material didáctico. Costes de personal propio en labores de elaboración
y adquisición de material didáctico y bienes consumibles utilizados
en el desarrollo de la formación (incluido el material de protección y
seguridad).
Aulas. Amortización, alquiler y arrendamiento financiero de aulas y
talleres utiliza-dos en el desarrollo de la formación.
Seguro de accidente. Coste del seguro de accidente de participantes
por su participación en la formación bonificada.
Transporte, manutención y alojamiento. Gastos, únicamente, de
participantes y formadores (los relativos al personal de apoyo interno,
se deben imputar como coste indirecto).
¿Existe algún tipo de límite en la imputación de costes directos?
No serán admisibles bienes, productos, materiales o servicios que no
resulten estrictamente necesarios para la impartición de la formación.

Orientaciones de costes / Acciones formativas programadas por las empresas / 21

Formadores
¿Cómo calculo el coste/hora del personal que participa en el desarrollo de
la formación?
El coste/hora del personal propio se obtiene dividiendo el coste anual del
trabajador, por el número anual de horas trabajadas (determinado por
Convenio o contrato laboral).
Coste anual del trabajador(*): Salario bruto anual (incluida prorrata de
pagas extras)+ Seguridad Social a cargo de la empresa bonificada+
Aportación planes de pensiones + Dietas y locomoción + Complementos.
(*)Únicamente se admitirán conceptos de renta irregular si figuran en las
nóminas del período en el que se ha produce el gasto.
¿Es admisible el coste de más de un formador por grupo?
Será admisible siempre que se justifique su necesidad.
¿Existe algún límite en el número de horas que puedo imputar en concepto
de impartición, preparación de clases, tutorías, evaluación y seguimiento
de alumnos, o preparación de los medios didácticos?
Las horas imputadas deberán encontrarse justificadas en función de la
duración y contenido de la actividad bonificada.
Medios didácticos
¿Es admisible la amortización de cualquier tipo de equipo utilizado en la
formación?
Será admisible la amortización de aplicaciones informáticas, maquinaria,
utillaje, mobiliario y enseres, equipos para procesos de información,
elementos de transporte, edificios y construcciones y, como regla general,
se admitirá la amortización de licencias de aplicaciones informáticas
necesarias para la formación.

Cuestiones generales

¿Qué debo tener en cuenta para calcular la amortización de los medios di-
dácticos utilizados en la formación?

El cálculo del coste debe realizarse teniendo en cuenta el número de horas
de formación respecto al número de horas anuales de trabajo, y deberá
ajustarse al porcentaje recogido en las tablas oficiales de coeficientes
máximos establecidos en el Impuesto de Sociedades.

Orientaciones de costes / Acciones formativas programadas por las empresas / 22
Si el alquiler del equipo didáctico se establece por un período superior al
de formación, ¿es admisible el coste?
El coste imputable será el correspondiente al período de alquiler en el que
se imparte la formación.

¿Puedo imputar como coste directo el gasto relativo a medios de comuni-
cación?

Será admisible el coste de los medios de comunicación utilizados entre
formadores y participantes en caso de «teleformación».

En caso de arrendamiento financiero, ¿qué debo tener en cuenta para cal-
cular el coste del equipo?

El coste imputado no podrá incluir gastos bancarios, ni impuestos, ni
superar el valor comercial neto del bien arrendado (igualmente aplicable
para aulas y talleres).
Material didáctico
¿Existe algún límite en el número de horas que puedo imputar en concepto
de elaboración de material didáctico?
El número de horas admisibles deberá guardar relación con el número de
horas de formación.
Aulas

¿Qué debo tener en cuenta para calcular el coste del aula que se ha utili-
zado en la formación y que pertenece a la entidad bonificada?

El coste deberá ajustarse al porcentaje recogido en las tablas oficiales
de coeficientes máximos de amortización establecidos en el Impuesto de
Sociedades.
La amortización se determinará en función del número de horas de
formación respecto al número de horas anuales de trabajo (establecidas
en Convenio). El coste relativo a inmuebles se ajustará a los m2 utilizados y
al número de horas de formación.
Si alquilo el aula para todo el desarrollo de la formación, ¿el importe se
considera coste directo?
El coste directo será el correspondiente al período de alquiler en el que se
imparte la formación.

Orientaciones de costes / Acciones formativas programadas por las empresas / 23

Seguro de accidente
Si el seguro de accidente lo he contratado por la totalidad de la formación,
¿cómo debo aplicar el coste?
El coste debe ajustarse en función del número de participantes bonificados
y el período de formación de cada acción/grupo bonificado.
Transporte, alojamiento y manutención
¿Existe algún límite en la imputación de gastos de transporte, alojamiento
y manutención?
Se aplicarán los límites fiscales fijados en el Real Decreto 633/2015, de 10
de julio, por el que se modifica el Reglamento del Impuesto sobre la Renta
de las personas físicas, aprobado por el Real Decreto 439/2007, de 30 de
marzo, sin perjuicio de lo establecido en la legislación foral.
2.2. Costes indirectos (costes asociados en la Orden TAS/2307/2007)
¿Cómo calculo los gastos indirectos que corresponden a un grupo/acción
formativa?, ¿cómo acredito la imputación?
El coste del grupo formativo se determinará teniendo en cuenta la
actividad formativa respecto a la actividad general de la empresa. Para
acreditar el coste, se debe realizar un informe con el cálculo por cada
concepto de coste imputado.
¿Existe algún límite en la imputación de los gastos indirectos?
A efectos de bonificación, la suma de los costes indirectos no podrá
superar el 10% de la actividad formativa realizada y justificada.
2.3. Costes de organización (costes de organización en la Orden
TAS/2307/2007)
¿Es posible bonificar costes facturados en concepto de organización de la
formación?
Será admisible el coste si la entidad bonificada encomienda la
organización de la formación a una empresa externa.
En este caso, la factura de los servicios debe desglosar, al menos, los
costes directos y de organización.

Orientaciones de costes / Acciones formativas programadas por las empresas / 24

¿Existe algún límite en la imputación de los gastos de organización?
A efectos de bonificación, no podrán superar el 10% del coste de la
actividad formativa. Con excepción de las empresas de 6 a 9 trabajadores
que no podrán superar el 15%, y las empresas hasta 5 trabajadores, que
no podrán superar el 20%.
2.4. Costes de Personal
¿Qué son los costes de personal?, ¿es posible bonificar estos costes?
Los costes de personal son costes salariales de los trabajadores que
reciben formación en jornada laboral. A estos efectos, sólo podrán
tenerse en cuenta las horas de dicha jornada en las que realmente
los trabajadores participan en la formación, así como las horas extras
abonadas o las horas libres otorgadas por la empresa como compensación
de asistencia al curso fuera del horario laboral. En el caso de formación
comunicada a la entrada en vigor del Real Decreto-ley 4/2015 y de la Ley
30/2015, sólo se tendrán en cuenta las horas de dicha jornada en las que
los trabajadores participan en la formación.
Este tipo de costes no son bonificables, pero se computarán a efectos del
cálculo del porcentaje mínimo de cofinanciación que, sobre el coste total de
formación se exige. Del mismo modo, la diferencia entre el coste total de la
formación y la bonificación aplicada, constituirá aportación privada.
¿Cómo calculo el coste de personal y cómo lo acredito?
Como regla general, el coste se hallará con base a la masa salarial de
la empresa. Para su acreditación, será necesario conservar copia de los
recibos de liquidación de cotizaciones del año anterior o certificación de
haberes, y cálculo realizado respecto a los trabajadores formados.
3. Soportes justificativos
A continuación se plantean cuestiones relacionadas con los requisitos formales
y de contenido que deben cumplir los soportes justificativos (tanto a efectos de
bonificación como de cofinanciación privada):
3.1. Requisitos formales de los soportes justificativos
¿Qué requisitos formales deben cumplir los documentos acreditativos del
coste del plan de formación?

Orientaciones de costes / Acciones formativas programadas por las empresas / 25

Factura
Número, y en su caso, serie.
Fecha de emisión.
Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, número
de identificación fiscal y domicilio social, tanto del emisor como del
destinatario de las operaciones.
Descripción de las operaciones, se detallarán los datos necesarios para
la determinación de la base imponible.
El tipo impositivo aplicado y el importe tributario correspondiente,
deberá especifcarse por separado la parte de base imponible
correspondiente a cada una de las operaciones que se documenten en
una misma factura. Como regla general, no es admisible la imputación
del IVA como coste, excepto para las entidades exentas o no sujetas al
impuesto.
Fecha de realización de la operación o de recepción del pago anticipado
(obligatorio emitir factura por este concepto), siempre que sea distinta a
la de emisión de la factura
En las copias de las facturas, se indicará su condición de copia.

Factura simplificada. Contendrá, al menos, los datos y requisitos enumera-
dos en el artículo 7 del Real Decreto 1619/2012.

Factura rectificativa. Sustituirá a la factura original que no cumpla alguno
de los requisitos que se establecen en los artículos 6 o 7 del Reglamento,

cumpliendo con la modificación del número de serie de acuerdo a su natu-
raleza de documento rectificativo.

Recibí
Identificación de emisor y receptor y, al menos, CIF del receptor.
Firma del receptor.
Fecha.
Concepto detallado de la prestación.
Hoja de autoliquidación. Datos identificativos de la empresa y del receptor
del importe, así como la firma del receptor del importe.

Personal interno. El coste de personal interno podrá ser acreditado me-
diante alguno de los siguientes documentos:

Certificado de retención de IRPF firmado por el representante legal de
la Empresa Bonificada o Entidad Organizadora.

Orientaciones de costes / Acciones formativas programadas por las empresas / 26
Modelo 190 o declaración anual de IRPF presentado ante la Hacienda
Pública.
Justificantes retributivos (nóminas).
Certificado de haberes individual con los siguientes requisitos: firma
original del representante legal, apellidos, nombre y NIF del trabajador,
retribución bruta anual y seguridad social a cargo de la empresa.
Si se trata de personal contratado para la formación: copia de las
nóminas y del contrato del trabajador en el que se detalle su duración,
horas trabajadas, y actividad para la que se contrata.
Si se trata de trabajadores con contrato mercantil: copia del contrato en
el que figure duración, actividad contratada y horas a trabajar, y recibí o
factura correspondiente.
¿Es la factura electrónica documento acreditativo válido?
El soporte justificativo podrá emitirse por cualquier medio, siempre que
permita la constatación de su fecha de emisión, su consignación en el libro
registro de facturas expedidas, y su conservación.

¿Qué debo hacer si el documento emitido por el proveedor no cumple algu-
no de los requisitos formales de contenido?

En este caso, el proveedor deberá emitir documento rectificativo.
Factura
El proveedor del servicio no se encuentra obligado a emitir factura, ¿qué
documento puede acreditar la operación?
Se podrán acreditar las operaciones mediante los medios de prueba
admitidos en derecho, siempre que conste la identidad de ambas
partes (al menos, razón social y CIF), naturaleza de la operación, precio,
condiciones y fecha de realización. A este respecto, y en función del
destinatario de la operación:
Si es empresario, éste debe emitir autofactura (factura comercial que
genera y envía el cliente a su proveedor), que deberá estar firmada por
el prestador del servicio e incluir los datos que se exigen a una factura.
Si no es empresario, mediante los medios de prueba admitidos en
derecho.

Orientaciones de costes / Acciones formativas programadas por las empresas / 27

Factura simplificada

¿En qué casos la factura simplificada puede sustituir a la factura como do-
cumento acreditativo del coste imputado?

La factura puede ser sustituida por factura simplificada y copia de ésta
cuando el importe no exceda de 400 euros, IVA incluido o deba expedirse
factura rectificativa (art. 4.1. del Real Decreto 1619/2012).
Recibí

¿En qué casos el recibí se admite como soporte justificativo del coste im-
putado?

Los recibís deberán ser emitidos por personas físicas y, únicamente, se
admitirán cuando el servicio prestado no sea habitual ni continuado en el
tiempo.
Hoja de autoliquidación
¿Qué tipo de costes puedo acreditar con hojas de autoliquidación?
El coste de desplazamiento, manutención y alojamiento de formadores
o participantes (costes directos) y personal interno dedicado a la
organización del plan de formación (costes indirectos).
¿Es necesario conservar la documentación que justifica el gasto imputado
a través de la hoja de autoliquidación?
La documentación deberá encontrarse a disposición de los órganos de
control en caso de requerimiento.
Póliza de seguro
¿Qué documento justifica el coste en concepto de seguro de accidente de
los participantes?
El coste se podrá acreditar mediante la póliza del seguro y los recibos de
pago correspondiente.
Operación de leasing o arrendamiento financiero

¿Qué soporte justificativo acredita correctamente una operación de lea-
sing?

El coste se acreditará mediante el contrato de leasing, incluido su cuadro
de amortización y los recibos de pago.

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3.2. Requisitos de contenido
Costes directos
¿Qué información debe detallar el documento acreditativo de los costes de
impartición?
Formadores externos: Denominación de la acción formativa, número
de acción y grupo, descripción del servicio prestado, fechas de inicio y
finalización de cada grupo bonificado, número de horas facturadas y
número de participantes por grupo.
Medios didácticos, material didáctico y bienes consumibles: detalle del
material y número de elementos adquiridos.
Si el servicio prestado, incluye la preparación y/o elaboración de
material didáctico, deberán detallarse las tareas concretas realizadas,
las fechas de realización del servicio y el número de ejemplares
facturados.
Si se trata de teleformación, el documento deberá desglosar cada
uno de los conceptos incluidos en el servicio prestado a través de la
plataforma virtual, junto con memoria/contrato de la misma.
Alquiler o arrendamiento financiero de equipos didácticos y
plataformas tecnológicas: descripción del servicio prestado, número de
elementos y período de alquiler facturado.
Alquiler o arrendamiento financiero de las aulas, talleres y demás
superficies: descripción del servicio prestado, período de alquiler y
domicilio del inmueble.
Seguros de accidente: tipo de seguro, período de cobertura y número
de participan-tes asegurados.
Transporte, manutención y alojamiento de participantes y formadores:
detalle suficiente para vincular el gasto imputado con la formación
programada. Se debe adjuntar relación nominal de los participantes
cuyo gasto se imputa.
Amortización de equipos didácticos y plataformas tecnológicas: se
deberá acreditar la adquisición del elemento, y adjuntar detalle del
cálculo realizado o apunte con-table.
En el caso de aulas o talleres, será posible acreditar su adquisición con
el correspondiente apunte contable.

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Costes indirectos
¿Qué información debe detallar el documento acreditativo de los costes
indirectos?
Gastos internos de personal de apoyo. El coste se acredita del mismo
modo que el señalado para el personal interno.
Costes externos instalaciones y equipos de apoyo: identificación de la
actividad bonificada y descripción del servicio prestado, indicando el
concepto o servicio facturado.
Amortización de instalaciones y equipos de apoyo. Coste acreditado del
mismo modo que el señalado en costes de impartición o directos.
Costes de luz, agua, calefacción, mensajería, correo, limpieza, vigilancia
y otros. La documentación acreditativa quedará en poder de la
empresa, a disposición de la Fundación en caso de requerimiento,
admitiéndose un informe del cálculo por concepto imputado.
Costes de organización
¿Qué información debe detallar el documento acreditativo de los costes de
organización?
Identificación de la actividad bonificada y descripción del servicio prestado,
indicando el concepto o servicio facturado.
El documento podrá acompañarse de certificado o anexo, emitido (firmado
y/o sellado) por el proveedor, con la información requerida.

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