Circulación interna de la paquetería y documentación

Circulación interna de la paquetería y documentación

A diario tendrás la tarea de recoger la prensa, documentos, paquetes y portafirmas y entregarlos internamente en la organización. La prensa son publicaciones impresas que se diferencian en función de su periodicidad. Puede ser diaria (diario o periódico), semanal (semanario o revista) y mensual (el caso de revistas especializadas). Los documentos son escritos que ilustran sobre algún hecho o en los que constan datos importantes. Los paquetes son objetos que están atados o envueltos para ser transportados.

El porta-firmas es una carpeta que se lleva en la mano y se utiliza para guardar documentos importantes para que los firme una persona concreta.

Circulación interna de la paquetería y documentación

La circulación interna de la paquetería y documentación se refiere a los documentos y paquetes cuyos destinatarios son alguna de las personas de la misma organización o departamentos. La circulación interna sirve como un medio de comunicación, permite la implicación de los trabajadores en la organización y mejora sus relaciones.

Técnicas básicas de recepción, registro, clasificación y distribución de paquetería y documentación

En la gestión de paquetería y documentación que se genera de forma interna en la organización tienes que seguir las siguientes fases:

  • Recepción: una vez que llegan los documentos o paquetes recíbelos.
  • Registro: registra el documento o paquete.
  • Clasificación: clasifícalo en función del destinatario.
  • Distribución: entrega el documento o paquete a su destinatario.

ï Documentos internos y externos asociados a la recepción de la paquetería y documentación:

Hay diferentes tipos de documentos: informes, folletos, notas técnicas, cuestionarios, registros. Estos documentos pueden estar en diferentes soportes, es decir pueden ser textuales, gráficos, sonoros, fotográficos, audiovisuales o informáticos.

Los documentos internos, son los que utiliza la organización en su ámbito interno. Pueden ser convocatorias, actas, autorizaciones, avisos, anuncios, boletines, revistas, memorias, programas, solicitudes…

 Estos documentos son importantes ya que la marcha del trabajo depende de ellos. Veamos algunos de ellos:

  • Una convocatoria es un documento por el que se cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar algún tema en un lugar determinado. Es importante que este documento lo hagas llegar a las personas interesadas con rapidez para que ellos puedan planificar su trabajo. 
  • Un acta es un documento por el que se da fe de los hechos o de lo sucedido en las reuniones, así como los acuerdos tomados en las mismas. El secretario da fe de este documento mediante su firma, y la de los restantes miembros convocados a la reunión. En algunos casos podrás encontrarte con esta tarea, es importante que firmen las personas que aparecen en el documento. 
  • Avisos y anuncios. Son informaciones o noticias de carácter general que afectan a la organización y al personal de la misma. Estos avisos o anuncios suelen colocarse en el tablón de anuncios.
  • Boletines y revistas: son actividades e informaciones referentes a la cultura de la organización y al ocio. 
  • Memorias: son documentos que reflejan los datos y actividades principales llevada a cabo por la organización durante un determinado tiempo, suele ser un año.
  • Nota interior: es una forma de comunicarse entre sí los diferentes departamentos de una organización.

Los documentos externos son anuncios, circulares, tarjetas de visita, invitaciones, saluda,… que utiliza la organización hacia el exterior. 

  • Anuncios. Se emplean cuando la organización publica determinadas noticias que interesan a sus clientes u a otras organizaciones.
  • Circular: se utiliza para anunciar algún acontecimiento o evento a otras organizaciones o personas. 
  • Invitación: son documentos que surgen como consecuencia de la necesidad de establecer un acercamiento entre el anfitrión de un acto social y los asistentes a ellos. Puede ser por ejemplo, un saluda, este es un documento utilizado por el personal de organización, por los cargos públicos de las entidades, o por organismos e instituciones oficiales para comunicar nombramientos, tomas de posesión, etc.
  • Registro de paquetería y documentación

La primera tarea será recoger los paquetes de la zona donde los depositen los proveedores. Son paquetes que puede transportar una persona y que puedes almacenar en el espacio físico de tu lugar de trabajo. Identificar a qué departamento y persona va dirigido el paquete y tendrás que ponerte en contacto con el destinatario. Para efectuar la entrega la organización responsable del envío, te pedirá que firmes y selles los albaranes de entrega del paquete.

Circulación interna de la paquetería y documentación

ï  Criterios de clasificación y organización 

Todos los documentos y paquetes a recoger y entregar se clasificarán según los despachos y las personas destinatarias. Según criterios de urgencia e importancia y según la disposición de los despachos para la entrega.

ï Distribución de paquetería y documentación. 

La distribución la tendrás que hacer prestando mucha atención en no confundir de despacho o persona de entrega. Se distribuirá en primer lugar los documentos o paquetes urgentes. Es necesario pensar antes el recorrido que vas a hacer para distribuir los documentos y paquetes, de esa forma te aseguras ser más rápido y no olvidarte de ningún paquete o documento. 

La documentación y paquetería se entregará de la forma establecida, normalmente hay un lugar específico para entregarlo en los diferentes departamentos.

  • Normas de seguridad, salud laboral y protección ambiental 

Manipulación de cargas indicaciones: 

Si la carga pesa en demasía, pide ayuda o utiliza una carretilla.

Para coger peso del suelo: 

  • Los pies separados, el derecho más adelante, el izquierdo si eres zurdo.
  • Flexiona las rodillas. 
  • Espalda recta. 
  • Dobla las rodillas para coger la carga.

Para transportar peso:

  • Hazlo poco a poco.
  • Espalda recta.
  • Mantén la carga cerca del cuerpo, es más fácil moverla. 
  • Nunca gires el cuerpo cuando lleves peso. 
  • Coge el peso con la palma de la mano. Así te cansas menos.
  • Las relaciones en el centro de trabajo

Para realizar esta tarea es imprescindible mantener un buen ambiente en el trabajo. Para ello se tendrán que seguir las normas de protocolo, conocer si las personas con las que nos relacionamos, en la distribución de paquetes y documentación, requieren de algún tratamiento oficial. La imagen es importante, se utilizará siempre las normas de cortesía, llamar siempre antes de entrar en un despacho, pedir permiso para entrar, saludar y despedirse adecuadamente, con respeto y educación. El buen uso de la comunicación verbal y no verbal, eso garantizará una buena relación en el trabajo con superiores y compañeros/as.

  • La normativa legal de seguridad y confidencialidad en la manipulación de paquetería y documentación

En la manipulación de paquetes, documentos, porta-firmas, hay que garantizar la confidencialidad y seguridad de la información que ahí se recoge. Es por ello que no se deberán de abrir, leer o manipular. 

Los paquetes, documentos y porta-firmas deben ser entregados a la persona a la que van dirigidos. 

Una equivocación dificultará la confidencialidad y seguridad de los documentos. 

La confidencialidad existe para prevenir la divulgación de información a personas o sistemas no autorizados. Por ejemplo la perdida de confidencialidad puede realizarse al abrir un paquete, leer un documento que no es tuyo.

 La seguridad son las medidas preventivas de la organización que permite resguardar y proteger la información, buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de la misma. 

La disponibilidad es la característica de la información de encontrarse a disposición de quienes deben acceder a ella. Por ejemplo, un acta tiene que estar a disposición de los participantes en la reunión, para que puedan leer los acuerdos a los que llegaron.

La integridad sirve para mantener los documentos y paquetes libres de modificaciones no autorizadas. Por ejemplo, si borras parte de un documento cometes una falta contra la integridad.